Graficas de Excel

Graficas.

Excel admite muchos tipos de gráficos para ayudarle a mostrar datos de forma comprensible para su audiencia. Cuando crea un gráfico o cambia el tipo de uno existente, puede seleccionar uno de los tipos de gráficos siguientes.

• Graficas de columnas.
• Graficos de linea.
• Graficos circulares.
• Graficos de barra.
• Graficos de area.
• Graficos XY (Dispercion).
• Graficos de cotizaciones.
• Graficos de superficie.
• Graficos de anillos.
• Graficos de brujulas.
• Graficos de radiales

Gráficos de columnas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de columnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.

En los gráficos de columnas, las categorías normalmente se organizan en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.

Los gráficos de columnas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

• Columnas agrupadas y columnas agrupadas en 3D.
• Columnas apiladas y columnas apiladas en 3-D.
• Columnas 100% apiladas y columnas 100% apiladas en 3D.
• Columnas 3D.
• Cilindro, cono y pirámide. 

Gráficos de líneas

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de líneas. Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.  

Use un gráfico de líneas si las etiquetas de categorías son texto, y representan valores que están separados uniformemente entre sí, por ejemplo meses, trimestres o ejercicios fiscales. Este tipo de gráfico es válido especialmente si hay más de una serie. Si sólo hay una, se recomienda utilizar un gráfico de categorías. Utilice también un gráfico de líneas si tiene etiquetas numéricas con valores separados uniformemente entre sí, especialmente años. Si tiene más de diez etiquetas numéricas, utilice en su lugar un gráfico de dispersión.

Los gráficos de líneas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

• Línea y línea con marcadores
• Línea apilada y línea apilada con marcadores
• Línea 100% apilada y línea 100% apilada con marcadores
• Líneas 3D 

 Gráficos circulares

En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos, en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular. 

Piense en utilizar un gráfico circular cuando:

• Sólo tenga una serie de datos que desee trazar.
• Ninguno de los valores que desea trazar son negativos.
• Casi ninguno de los valores que desea trazar son valores cero.
• No tiene más de siete categorías.
• Las categorías representan partes de todo el gráfico circular.

Los gráficos circulares tienen los siguientes subtipos de gráfico:

• Circular y circular en 3D
• Circular con subgráfico circular y circular con subgráfico de barras
• Circular seccionado y circular seccionado en 3D

Gráficos de barras

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de barras. Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.

Piense en utilizar un gráfico de barras cuando:

• Las etiquetas de eje son largas.
• Los valores que se muestran son duraciones.

Los gráficos de barras tienen los siguientes subtipos de gráfico:

• Barra agrupada y barra agrupada en 3D
• Barra apilada y barra apilada en 3D
• Barras 100% apiladas y barras 100% apiladas en 3D
• Cilindro, cono y pirámide horizontales

Gráficos de área

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de área. Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia. Por ejemplo, se pueden trazar los datos que representan el beneficio en el tiempo en un gráfico de área para destacar el beneficio total.

Al mostrar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo.

 Los gráficos de área tienen los siguientes subtipos de gráfico:

• Áreas en 2D y 3D
• Áreas apiladas y áreas apiladas en 3D
• Áreas 100% apiladas y áreas 100% apiladas en 3D

Gráficos de tipo XY (Dispersión)

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas y filas de una hoja de cálculo en un gráfico de tipo XY (dispersión). Los gráficos de dispersión muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos o trazan dos grupos de números como una serie de coordenadas XY.

Un gráfico de dispersión tiene dos ejes de valores y muestra un conjunto de datos numéricos en el eje horizontal (eje X) y otro en el eje vertical (eje Y). Combina estos valores en puntos de datos únicos y los muestra en intervalos irregulares o agrupaciones. Los gráficos de dispersión se utilizan por lo general para mostrar y comparar valores numéricos, por ejemplo datos científicos, estadísticos y de ingeniería.

Piense en utilizar un gráfico de dispersión cuando:

• Desea cambiar la escala del eje horizontal.
• Desea convertir dicho eje en una escala logarítmica.
• Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.
• Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.
• Desea mostrar eficazmente datos de hoja de cálculo que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un gráfico de dispersión para revelar más información acerca de los valores agrupados.
• Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de datos.
• Desea comparar muchos puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo; cuantos más datos incluya en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que podrá realizar.

Para organizar los datos de una hoja de cálculo para un gráfico de dispersión, debería colocar los valores de X en una fila o columna y, a continuación, escribir los valores y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.

Los gráficos de dispersión tienen los siguientes subtipos de gráfico:

• Dispersión con sólo marcadores
• Dispersión con líneas suavizadas y dispersión con líneas suavizadas y marcadores
• Dispersión con líneas rectas y dispersión con líneas rectas y marcadores

Gráficos de cotizaciones

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas en un orden específico en una hoja de cálculo en un gráfico de cotizaciones. Como su nombre implica, un gráfico de cotizaciones se utiliza con mayor frecuencia para mostrar la fluctuación de los precios de las acciones. Sin embargo, este gráfico también se puede utilizar para datos científicos. Por ejemplo, podría utilizar un gráfico de cotizaciones para indicar la fluctuación de las temperaturas diarias o anuales. Debe organizar los datos en el orden correcto para crear gráficos de cotizaciones.

La forma en que se organizan los datos de cotizaciones en la hoja de cálculo es muy importante. Por ejemplo, para crear un gráfico sencillo de cotizaciones de máximos, mínimos y cierre, debería organizar los datos en columnas, con Máximos, Mínimos y Cierre como encabezados de columnas en ese orden. 

Los gráficos de cotizaciones tienen los siguientes subtipos de gráfico:

• Máximos, mínimos y cierre
• Apertura, máximos, mínimos y cierre
• Volumen, máximos, mínimos y cierre
• Volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre

Gráficos de superficie

Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de superficie. Un gráfico de superficie es útil cuando busca combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas indican áreas que están en el mismo rango de valores.

Puede utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean valores numéricos.

 

   

Los gráficos de superficie tienen los siguientes subtipos de gráfico:

• Superficie 3D
• Trama de superficie 3D
• Contorno
• Contorno reticular

Gráficos de anillos

En un gráfico de anillos se pueden representar datos organizados únicamente en columnas o en filas de una hoja de cálculo. Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo pero puede contener más de una serie de datos.

Los gráficos de anillos no son fáciles de leer. Puede que desee utilizar un gráfico de columnas apiladas o un gráfico de barras apiladas en su lugar.

Los gráficos de anillos tienen los siguientes subtipos de gráfico: 

• Anillos
• Anillos seccionados  

Gráficos de burbujas

En un gráfico de burbujas, se pueden trazar los datos que se organizan en columnas en una hoja de cálculo de manera que los valores x se muestran en la primera columna y los valores y correspondientes y los valores de tamaño de burbuja se muestran en columnas adyacentes.

Por ejemplo, organizaría los datos como se muestra en el siguiente ejemplo.

Los gráficos de burbujas tienen los siguientes subtipos de gráfico:

• Burbujas o burbujas con efecto 3D

Gráficos radiales

Los datos organizados en columnas o filas en una hoja de cálculo se pueden representar en un gráfico radial. Los gráficos radiales comparan los valores agregados de varias series de datos.

Los gráficos radiales tienen los siguientes subtipos de gráfico:

• Radial y radial con marcadores
• Radial relleno

Reflexion

Bueno esta modalidad que nos da Excel para hacer graficas de cualquier tipo es muy eficiente ya que con ellas podemos dar a conocer datos importantes y ordenándoos.
Hay muchos tipos de gráficos como la de barras, pastel, brújula, etc. Espero que este tema des sirva de mucho para que puedan elaborar sus graficas en Excel.
   

 Valencia Rivero Gerardo 2 "B"

Lista, Ordenamientos y Filtros.

Lista en Excel

Las listas son otra de las características de Excel que nos ayudan a hacer más fácil nuestro trabajo. ¿Qué es una lista en Excel?. Una lista es una serie de valores que tienen una relación entre sí, por ejemplo, números correlativos (1, 2, 3, 4, …), números pares (2, 4, 6, 8, …), días de la semana (lunes, martes, miércoles, jueves, …) . Excel es capaz de identificar estas listas y también nos permite añadir listas nuevas personalizadas.

¿Cómo funcionan las listas de Excel?

Vamos a suponer que queremos que aparezcan todos los números enteros correlativos entre el 1 y el 25. Tenemos dos posibilidades, una de ellas sería escribir nosotros mismos los 25 números pacientemente (con el riesgo de que nos equivoquemos al teclear). La segunda sería utilizar las listas:

En una hoja vacía de Excel sitúa el cursor en la celda A1
Escribe el número 1 y pulsa Enter
Escribe el número 2 y pulsa Enter

De esta forma, ya tenemos los dos primeros números de nuestra lista (el 1 y el 2). Esto es lo único que necesita Excel para continuar el listado él solo:

Sitúa el ratón justo encima del número 1
Pulsa el botón izquierdo del ratón y no lo sueltes
Sin soltar el botón izquierdo del ratón, arrastralo hacia abajo, hasta que llegue al número 2

Si lo has hecho bien, habrás ‘seleccionado’ las dos casillas, la que tiene el 1 y la que tiene el 2. Sabrás que lo has hecho bien porque ambas casillas aparecerán dentro de un recuadro

Fíjate que debajo de ese recuadro (abajo a a la derecha de la casila A2) aparece un punto de color negro (este punto ya vimos para qué servía en el capítulo anterior de este Tutorial). Sítua el ratón justo encima de este punto. Sabrás que estás bien situado porque la cruz de color blanco del cursor del ratón cambia a color negro.

 Una vez situado en ratón pulsa el botón izquierdo del ratón y no lo sueltes.

Arrastra hacia abajo el ratón todas las filas que quieras. Mientras más abajo lleves el ratón, más números aparecerán.

Si lo has hecho bien, habrán aparecido muchos números correlativos.

Prueba ahora a realizar la misma operación pero para que aparezcan los números pares. Para ello:

Sitúate en la celda B1
Escribe el número 2
Pulsa Enter
Escribe el número 4
Pulsa Enter

Al escribir primero un 2 y luego un 4, Excel se dará cuenta de que quieres que aparezcan los números pares comenzando por el número 2.

Selecciona los dos números tal como hiciste antes (pulsa sobre el número 2 con el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrástralo hasta el número 4)
Luego busca el punto de copiar (debe aparecer abajo a la derecha del número 4)
Pínchalo con el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrástralo hacia abajo. Mientras más abajo te lo lleves, más números aparecerán.

Ahora prueba a realizar el mismo ejercicio, pero con los días de la semana. Escribe en la celda C1 la palabra ‘Lunes’ (sin comillas) y en la celda C2 la palabra ‘Martes’ (sin comillas). Repite los pasos anteriores para obtener el listado del resto de los días de la semana.

Prueba ahora con los números impares, y con los meses del año (enero, febrero, etc.)

Personalizar listas

En principio, Excel solo es capaz de identificar listas de números (números pares, impares, etc.), los días de la semana y los meses del año. Esto es porque son las únicas listas que tiene ‘predefinidas’. Nosotros tenemos la posibilidad de añadir nuestras propias listas (por ejemplo, nombres de clientes, productos que vendemos, etc.)

Para ello:

Selecciona Herramientas (en la parte superior de la ventana)
Selecciona Opciones
En la nueva ventana que aparece selecciona ‘Listas Personalizadas’ (en la parte superior de la ventana)
Fíjate que aparecen dos casillas grandes, una a la izquierda y otra a la derecha. En la casilla de la izquierda, haz un solo clic con el botón izquierdo sobre la opción ‘NUEVA LISTA’
Haz un solo clic en la casilla de la derecha con el botón de la izquierda del ratón
Escribe la palabra ‘uno’ (sin las comillas)
Pulsa la tecla Enter
Escribe la palabra ‘dos’ (sin las comillas)
Pulsa la tecla Enter
Escribe la palabra ‘tres’ (sin las comillas)
Pulsa la tecla Enter y continúa tú hasta llegar al ‘diez’
Cuando hayas terminado pulsa el botón ‘Agregar’ (a la derecha de la ventana)

De esta forma tan simple puedes añadir nuevas listas. Para comprobar que tu lista funciona pulsa el botón ‘Aceptar’ (en la parte inferior de la ventana) y comprueba que la nueva lista funciona (igual que en el apartado anterior)

Ordenamientos de Excel.

Los datos se ingresan con frecuencia en la hoja de cálculos en un orden que es complicado para poder contestar ciertas preguntas De hecho, puede necesitar mirar a los mismos datos de diferentes maneras, en distintos momentos.  Ordenar puede ayuda a reconfigurar los datos de manera de poder usarlos más eficientemente.

Botones.

Excel le permite ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso, mediante los Botones, Orden Ascendente y Orden Descendente. 

Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si sus datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro. De otra manera, sus registros pueden mezclarse fácilmente!

Dialogo

Usar el diálogo Ordenar es más flexible que hacerlo mediante los botones de la barra de herramientas. El diálogo le permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento.   

Puede establecer Ordenar en  tres niveles. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió. Un ejemplo sería un ordenamiento de tres columnas usado para disponer listas de nombres en orden alfabético. Cuando cada nombre consiste de tres celdas - Apellido - Nombre de pila - Nombre del medio.

Hay algunas Listas Personalizadas que son útiles cuando se desea ordenar por Días de la Semana o por los Meses del Año. En la mayoría de los lenguajes, arreglar los días de la semana o los meses en orden alfabético no es de mucha ayuda! Usted quiere el orden que tienen en el calendario!

También puede crear su propia Lista Personalizada mediante,  Herramientas |  Opciones  |  ficha Listas personalizadas  cuando el orden por el que quiere ponerlos, no es alfabético ni alfabético invertido. Eso ocurre más a menudo de lo que sería conveniente! 

Ordenar. Boton.

1. Abrir viajes.xls desde su disquete Clase.
    
2. Seleccionar filas 5 - 23, que contienen los registros de los viajes vendidos. (Asegure de seleccionar las filas completas.)
    
3. Clic en el botón  Orden Ascendente de la barra de herramientas Estándar. Las filas seleccionadas son ordenadas en orden alfabético basado en la primer columna.

Una lista alfabética de clientes sería útil para muchas tareas. Sin embargo, también hay otros ordenamientos útiles. 
 

4. Deshacer.

Ordenar. Dialogo Ordenar.

1.  Si fuera necesario, seleccionar nuevamente las filas de datos - Filas 5 - 23.

2. Seleccionar  Datos  |  Ordenar...  El diálogo ordenar se abre. Por defecto, al fondo, la fila del Encabezado es seleccionada. De esta forma, Excel asume  que la primer fila que ha seleccionado contiene etiquetas para las columnas. Estas etiquetas están enumeradas en las listas que descienden, para ayudarlo a elegir qué columnas usar para el ordenamiento. 
  

3. En el cuadro de texto Ordenar por,  seleccionar desde la lista que baja, Viaje, y hacer un clic en Ascendente. Dejar en blanco a los otros cuadros de texto. Esta vez usted usará Ordenar solo en la columna Viaje.  Esté seguro de que la fila Encabezado sea seleccionada. (por defecto.

4. Clic en Aceptar. Las filas seleccionadas son ordenadas, agrupando las filas del mismo valor en la columna Viaje. Este orden alfabético parece ser complicado. Sería más útil tener a las Ofertas Especiales juntas y a la Otra categoría al final.  Otro es para todos los viajes que no eran una de las ofertas especiales. También, sería más natural ordenar los viajes en el orden en que aparecen en el volante publicitario. De manera que el orden requerido sería: Tahiti, Nueva Zelandia, Mundo, Otro. Necesitará crear una Lista Personalizada.

Crear lista personalizada.

1. Seleccionar desde el menú  Herramienta  |  Opciones  |  ficha Listas Personalizadas.
    
2. Clic en el cuadro de Entradas de listas. El cursor aparece en el cuadro de entradas de Listas. 
    
3. Escribir la categoría de viaje como se muestra. Usar la tecla ENTRAR para crear una nueva línea. (Si está compartiendo esta computadora con otros estudiantes, esta lista personalizada puede que ya esté allí.)   

 4. Clic en el botón Agregar para adicionar esta lista al cuadro de Listas personalizadas en el extremo    izquierdo.     

5. Clic en el botón Aceptar  para cerrar el diálogo.

Ordenar. Lista personalizada.

1. Con las Filas 5-23 aún seleccionadas, nuevamente abrir el diálogo Ordenar. ( Datos  |  Ordenar )

2. Clic en el botón Opciones. Se abre el cuadro de Opciones de ordenar. 

3. Seleccionar desde la lista que baja, la lista personalizada de viajes: Tahití, Nueva Zelandia, Mundo, Otro.

4. Dejar la Orientación tildada en Ordenar de arriba abajo y hacer clic en Aceptar.

5. Seleccionar para el segundo cuadro de texto Cliente. Asegure que el diálogo Ordenar se está viendo todavía, Viaje en el primer cuadro de texto y la fila de encabezamiento es seleccionada. Clic en Aceptar.

Las filas seleccionadas son ahora ordenadas en el orden de la lista Personalizada, de manera que los diferentes viajes ahora son agrupados juntos. Los Clientes para cada viaje son listados alfabéticamente. Qué bien ordenado!

6. Guardar Como viajes2.xls. Si usa el botón Guardar, el archivo guardado antes, será sobrescrito. Normalmente eso estaría muy bien, pero podría desear  a veces más tarde  retroceder a la versión anterior. Se le darán las instrucciones para guardar los resultados de cada lección bajo un nuevo

Como manejar un disco lleno

Filtros Excel

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
• Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Autofiltro

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

  Rango sin filtrar

  Rango filtrado

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).

Filtro avanzado

 

Tablas dinamicas.

Una tabla dinámica en Excel permite hacer resúmenes de una Base de Datos, utilizándose para,
promediar, o totalizar datos.Para que su uso esté justificado, la cantidad de información con la que
se trabaja en la tabla debe ser relativamente grande.
El Excel incluye un asistente-guía que facilita la creación de Tablas Dinámicas.Para su utilización
se debe recurrir a Menú- Datos- Informe de Tablas y gráficos dinámicos.
Partiendo de una tabla ya confeccionada, en nuestro caso la que viene representada a
continuación, se explicarán sobre la misma los principios básicos de las Tablas Dinámicas en
Excel (puedes encontrar los datos en el fichero Tablas1.xls de los recursos de la asignatura)

1. Abra el libro en que desee crear el informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.).
• Si el informe se basa en una consulta Web (consulta web: consulta que recupera datos almacenados en una intranet o en Internet.), una consulta de parámetros (consulta de parámetros: tipo de consulta que, cuando se ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarán para seleccionar los registros para el conjunto de resultados, de modo que una misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos de resultados.), una plantilla de informe (plantilla de informe: plantilla de Excel (archivo .xlt) que incluye una o más consultas o informes de tabla dinámica basados en datos externos. Cuando se guarda una plantilla de informe, Excel guarda también la definición de la consulta, pero no los datos consultados en la plantilla.), un archivo de conexión de datos de Office o un archivo de consulta, recupere los datos al libro y, a continuación, haga clic en una celda en la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) de Microsoft Excel que contenga los datos recuperados.

Si los datos recuperados provienen de una base de datos OLAP (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.) o la conexión de datos de Office devuelve los datos como un informe de tabla dinámica en blanco, continúe con el paso 6 más abajo.

• Si basa el informe en una lista o en una base de datos de Excel, haga clic en una celda de la lista o de la base de datos.

2. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.
3. En el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, siga las instrucciones y haga clic en Tabla dinámica en ¿Qué tipo de informe desea crear?
4. Siga las instrucciones en el paso 2 del asistente.
5. Siga las instrucciones en el paso 3 del asistente y, a continuación, decida si desea diseñar el informe en pantalla o en el asistente.

Normalmente puede diseñar el informe en pantalla; es el método recomendado. Utilice el asistente para diseñar el informe si cree que la recuperación de un origen de datos externos grande va a ser lenta o si tiene que establecer campos de página (campo de página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de página o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los demás elementos.) para recuperar los datos página a página. Si no está seguro, intente diseñar el informe en pantalla. Si es necesario, puede volver al asistente.

6. Siga uno de estos procedimientos:

Diseñar el informe en pantalla

1. Desde la ventana Lista de campos de tabla dinámica, arrastre los campos con datos que desea mostrar en filas hasta el área de colocación con el rótulo: Coloque campos de fila aquí.

Si no puede ver la lista de campos, haga clic dentro de los contornos de las áreas de colocación de la tabla dinámica y asegúrese de que Mostrar lista de campos está presionado.

Para ver qué niveles de detalle están disponibles en los campos con niveles, haga clic en el junto al campo.

2. Arrastre los campos con datos que desee mostrar en las columnas al área de colocación con el rótulo: Coloque campos de columna aquí.
3. Arrastre los campos que contienen los datos que desea resumir al área con el rótulo: Coloque datos aquí.

Sólo se pueden arrastrar a esta área los campos que tengan el o el .

Si agrega más de un campo de datos, coloque los campos en el orden que desea: Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un campo de datos, elija Ordenar en el menú contextual y utilice los comandos del menú Ordenar para mover el campo.

4. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de página al área con el rótulo: Coloque campos de página aquí.
5. Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra. Para quitar un campo, arrástrelo fuera del informe de tabla dinámica.

Para ocultar los contornos de las áreas de colocación, haga clic en una celda situada fuera del informe de tabla dinámica.

 Nota   Si los datos tardan en parecer cuando diseña el informe, haga clic en Mostrar siempre elementos en la barra de herramientas Tabla dinámica para desactivar la presentación inicial de datos. Si la recuperación sigue siendo lenta o aparecen mensajes de error, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos en el menú Datos y diseñe el informe en el asistente.

 Reflexión

Una tabla dinámica en Excel nos sirve para combinar y comparar muchos datos, esto nos permite el análisis de datos.

La tabla dinámica únicamente nos sirve para resumir datos, lamentablemente no podemos moldear la tabla a nuestro gusto. Hay una forma muy eficiente mas moldear los datos de la tabla seria ocupando una función "IMPORTAR DATOS DINAMICOS" con ella podremos moverlos a nuestro modelo en Excel.

Esto nos da a conocer que la tabla dinámica nos sirve mucho para caviar y comparar datos en grandes cantidades y resumirlos en una forma muy eficiente y fácil.

Valencia Rivero Gerardo 2 "B"

Subtotales

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.

Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos.

Cómo se calculan los subtotalesExcel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.

Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Subtotales anidados

Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.

Subtotales exterioresAntes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Insertar subtotales individuales

Subtotales

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en una celda de la columna Deporte, columna B.
3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
4. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la columna Deporte.
6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas.
8. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
10. Haga clic en Aceptar.

Nota  Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

Sugerencia

Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.

Insertar subtotales anidados

Subtotales exteriores

Subtotales anidados

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte. ¿Cómo?Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna.
   1. Haga clic en el rango que desee ordenar.
   2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
   3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.
   4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
3. Inserte los subtotales exteriores. ¿Cómo?
   1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
   2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.
   3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
   4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería Ventas.
   5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
   6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
4. Inserte los subtotales anidados. ¿Cómo?
   1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
   2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería Deporte.
   3. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones.
   4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
5. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.

Insertar una fila total en una lista

1. Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) seleccionando una celda de la lista.
2. Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista.